يفضل الكثير من الأشخاص إرسال رسائل صوتية لأى شخص سواء زميله في العمل أو صديقه، وذلك بدلاً من أن يكتب ما يريده، ولكن قد تكون هذه الرسائل الصوتية مزعجة للبعض ولتجنب ذلك يجب اتباع قواعد إتيكيت إرسال الرسالة الصوتية والتي نستعرضها في هذا التقرير، وفقاً لما ذكره موقع “mirror”.
إتيكيت إرسال الرسائل الصوتية
أطلب الإذن:
قبل إرسال رسالة صوتية، وخاصة إلى شخص لا تربطك به علاقة وثيقة، اسأله إذا كان منفتحًا على تلقيها.
تحقق من الضوضاء حولك:
يفضل تسجيل الرسالة الصوتية في مكان هادئ للتأكد من أنها مسموعة وواضحة وبالتالي غير مزعجة للمتلقى.
التخطيط للرسالة:
يجب التفكير في الرسالة وترتيب الكلام قبل إرساله حتى يكون أكثر إيجازاً ووضوحاً.
خليها قصيرة:
يفضل إرسال رسالة لا تتجاوز 60 ثانية، خاصة للأشخاص الذين لا تربطك بهم علاقة قريبة جدًا.
تحدث بوضوح وبسرعة معتدلة:
تجنب التحدث بسرعة، مما قد يجعل من الصعب على المتلقي فهم ماتقوله لذلك يفضل اتباع السرعة المعتدلة.
استخدم نبرة ودية:
يفضل بدأ الرسالة بتحية لطيفة وواضحة تضفي نغمة إيجابية على الرسالة.
عدم ذكر التفاصيل المهمة:
تجنب إرسال معلومات مهمة مثل أرقام الهواتف أو العناوين أو التواريخ في الملاحظات الصوتية، لأنها أكثر ملاءمة للنص.
مايجب فعله عند إرسال الرسالة الصوتية
استمع مرة أخرى:
يفضل قبل الإرسال، الاستماع إلى الرسالة للتأكد من وضوحها والتأكد من أنك قلت ما كنت تقصده.
خذ بعين الاعتبار محيط المتلقي:
كن على دراية بأن المتلقي قد يكون في مكان عام وقد لا يكون قادرًا على الاستماع بشكل خاص.
إتيكيت إرسال الرسائل الصوتية
تحلى بالصبر للحصول على الرد:
امنح المتلقي الوقت للاستماع إلى رسالتك والرد عليها.
متى يجب تجنب الرسائل الصوتية؟
الإعدادات المهنية:
تعتبر الرسائل الصوتية بشكل عام الأفضل للتواصل غير الرسمي والشخصي، وليس للتفاعلات المهنية مع الزملاء أو جهات الاتصال الجديدة.
الأخبار الهامة:
يجب تقديم الإعلانات الرئيسية، مثل حفل الزفاف أو الميلاد، بطريقة تسمح بردود فعل فورية لذلك لا يفضل إرسالها عن طريق رسالة صوتية.